Neuigkeiten im Rechnungswesen: Wichtige Änderungen und Verbesserungen im SAP S/4HANA Release 2502

Das Release SAP S/4HANA Cloud Public Edition 2502 bringt viele spannende Neuerungen mit sich. Einige von diesen möchten wir an dieser Stelle vorstellen und dabei besprechen, wie sich die neunen Funktionalitäten einsetzen können und welchen Mehrwehrt sie für das Konsolidierungssystem mit sich bringen.

Neuer Saldenvalidierungsprozess

Die bedeutendste Neuerung ist die Einführung eines neuen Saldenvalidierungsprozesses, der den bisherigen Prozess ersetzt. Um die neue Funktionalität nutzen zu können, muss in der Konfigurationsaktivität „Features aktivieren“ die Funktion „Toggle for FE of the Balance Validation“ (FINCS_BV_ADAPTATION) aktiviert werden. Mit der erstmaligen Verwendung der App „Regelgruppe für Saldenvalidierung zuordnen“ erfolgt die Migration auf den neuen Prozess.

Der neue Prozess (Anwendungskomponente FIN-CS-BV – Balance Validation) bringt die folgenden wesentlichen Neuerungen mit sich:

• Validierung der Daten im Rechnungswesen (Tabelle ACDOCA) und nicht nur im Konzernberichtswesen (Tabelle ACDOCU)
• Neue Operanden: Endsaldo für Vorjahr, YTD/QTD-Menge und der QTD-Betrag 
• Hierarchische Strukturierung der Regeln innerhalb von Regelgruppen
• Widerverwendung von Regeluntergruppen für die Definition von neuen Regelgruppen
• Verwendung von Selektionen bei der Zuordnung von Einheiten zu den Regelgruppen
• Anpassung der Berechtigungskonzeptes
• Behandlung von Ausnahmen bei dem Validierungslauf
• Die Leistung wurde optimiert und der Speicherverbrauch hat sich relativ verbessert

Die wesentliche Änderung besteht darin, dass die Daten aus dem Rechnungswesen nun direkt validiert werden können. Diese Verlagerung der Datenvalidierung beschleunigt den Konsolidierungsprozess erheblich und bietet einen signifikanten Mehrwert. Dadurch kann die Verantwortung für die Datenqualität einfacher dem Rechnungswesen zugeordnet werden, ohne dass ein zusätzlicher Schritt über die Konzernbuchhaltung erforderlich ist.

Abbildung 1:  Konfigurationsaktivität "Saldenvalidierungsmaßnahmen definieren"

Die Erstellung von Prüfregeln hat sich im Wesentlichen nicht verändert. Die bekannten Funktionalitäten sind nach wie vor vorhanden: Dazu gehören die Verwendung von Gruppierungen, Toleranzen, Kontrollstufen, die Verarbeitung fehlender Daten sowie die Erstellung von Regelausdrücken. Auch die Funktionen zum Erstellen von zusammengesetzten Regeln und die nützliche Import-/Export-Funktion für Regeln und Regelgruppen bleiben unverändert. Neu ist jedoch die Möglichkeit, Selektionen von Konsolidierungseinheiten anstelle einzelner Einheiten den Regeln zuzuordnen.

Abbildung 2: Regelgruppen zu Validierungsmaßnahmen zuordnen – Selektionen von Einheiten können zugeordnet werden

Die Migration der Validierungsregeln gestaltet sich äußerst leicht. Es genügt, die vorhandenen Maßnahmengruppen zu kopieren und neue Validierungsmaßnahmen hinzuzufügen. Anschließend werden die Maßnahmengruppen den Monitoren zugeordnet. Dies ermöglicht eine eins-zu-eins-Migration der Regeln und die Nutzung des neuen Saldenvalidierungsprozesses. Es empfiehlt sich jedoch, die Regeln zu überprüfen, um festzustellen, ob mithilfe der neuen Funktionalitäten verbesserte Regelsetzungen implementiert werden können. Besonders relevant sind hierbei die bereits erwähnten Szenarien.

Änderungen in der Datenerfassung

In der Maßnahme „Umfassendes Journal freigeben“ besteht nun die Möglichkeit, Daten aus der Vorperiode mit den Optionen „Vorperioden - Vollständige Daten“ und „Vorperioden – Delta“ aus dem Rechnungswesen zu integrieren. Diese Funktion ist besonders nützlich, da geschlossene Perioden in der Konsolidierung nicht mehr geöffnet werden müssen. Stattdessen können verspätete Buchungen einfach in die neue Periode übernommen werden. Zur Unterscheidung zwischen verspäteten und aktuellen Buchungen werden verspätete Buchungen mit der Belegart 0I und aktuelle Daten mit der Belegart 0F übertragen.

Zusätzlich wurden die Benutzerfreundlichkeit und die Datenerfassung verbessert. Bisher war das Hochladen von Dateien ausschließlich über den Datenmonitor im Rahmen der Maßnahme „Datenerfassung per Flexible Upload“ möglich. Mit dem neuen Release steht nun eine eigenständige App namens „Meldedaten importieren“ zur Verfügung. Außerdem wird eine MS-Excel-Vorlage bereitgestellt, die die Arbeit erheblich erleichtert, im Gegensatz zu den zuvor verwendeten .csv- oder .txt-Dateien.

Abbildung 3 App "Meldedaten importieren" mit der Möglichkeit ein Template herunterzuladen

Um das Datenvolumen zu reduzieren, wurden die Einstellungen für das Aggregieren der Zuordnungsreferenz sowohl im Saldovortrag als auch bei der Datenfreigabe optimiert. Die Zuordnungsreferenz enthält wichtige Transaktionsinformationen, wie beispielsweise Rechnungsnummern als Abrechnungskriterium. Der Übertrag solcher Informationen von einem Geschäftsjahr ins nächste oder vom Rechnungswesen in den Konzernabschluss führt häufig zur Generierung großer Datenmengen.

Deshalb sind für Neukunden ab Release 2502 die Ankreuzfelder „Aggregieren bei Vortrag“ und „Daten bei Freigabe aggregieren“ für das Feld „Zuordnungsreferenz“ in der Konfigurationsaktivität „Felder der Konsolidierungsstammdaten definieren“ standardmäßig aktiviert. Für Bestandskunden bleibt alles unverändert, jedoch ist zu beachten, dass die  Entscheidung für die Aggregation nicht rückgängig gemacht werden kann.

Abbildung 4: Konfigurationsschritt "Felder der Konsolidierungsstammdaten definieren"

Eine weitere Änderung in der Datenerfassung betrifft die Erweiterung der App "Konzernbuchungsbelege buchen". Jetzt können Belege geändert werden, indem eine automatische Stornierung des ausgewählten Beleges durchgeführt wird. Gleichzeitig wird eine Kopie des Beleges erstellt, um die vorgenommenen Änderungen zu dokumentieren.

Abbildung 5: App "Konzernbuchungsbelege buchen" mit der neuen Funktionalität der Belegänderung

Ab Release 2502 steht das neue Feature „Keine Löschung obsoleter Stornobelege beim Saldovortrag“ (FINCS_BCF_STOP_REV_DELETION) zur Verfügung, das aktiviert werden muss. Nach der Aktivierung werden obsolete Stornobelege während des Saldovortrags nicht mehr gelöscht, sondern ins nächste Geschäftsjahr übertragen. Dabei werden die Felder „Stornojahr“ und „Ursprüngliche Belegnummer“ gelöscht, und der Zeitstempel angepasst.

Stammdatenänderungen

Das neue Release bringt auch Verbesserungen in der Pflege der Stammdaten mit sich. Die App „Konsolidierungsstammdaten importieren“ ermöglicht nun das Hochladen von Stammdaten, die zuvor nur über die App „Stammdaten für Konsolidierungsfelder importieren“ geladen werden konnten.

Zusätzlich gibt es eine Neuerung in der App „Positionen definieren“: Hier wird jetzt ein Änderungsprotokoll für Stammdaten angezeigt, das eine bessere Nachverfolgbarkeit ermöglicht.

Abbildung 6: Änderungsprotokoll für Positionen in der App "Positionen definieren"

Zusätzliche Felder wurden für den öffentlichen Sektor (Partnerfonds) sowie für Treibhausgase eingeführt. Dies umfasst Datenqualitätsmerkmale, Energieklassifizierung, Energiemix und Energiebezugsquellenfindungsart. Diese Felder sind im Konfigurationsschritt „Felder der Konsolidierungsstammdaten definieren“ bearbeitbar und können in verschiedenen Apps für Datenanalysen und Stammdatenpflege abgerufen werden.

Darüber hinaus wurden in der App „Konsolidierungshierarchien verwalten“ neue Hierarchiearten für die Konsolidierung bereitgestellt: Fakturaart, Vertriebsweg, Sparte, Branche, Werk, Produktgruppe und Verkaufsbezirk. Bei der Verwendung dieser neuen Hierarchiearten müssen auch die entsprechenden Berechtigungen angepasst werden. Eine weitere Änderung in der App betrifft die Zeitabhängigkeit der Hierarchie „Konsolidierungsmaterialgruppe“.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, während der Ausführung der vorgangsbasierten Kapitalkonsolidierungsmaßnahme weitere Stammdatenfelder zu aggregieren. Hierzu muss das neue Ankreuzfeld „Eingabe zulässig“ unter der Feldeigenschaft „Aggregieren bei vorgangsbezogener Kapitalkonsolidierung“ in der Konfigurationsaktivität „Felder der Konsolidierungsstammdaten definieren“ aktiviert werden. Dieses Feature ist nur für Kunden relevant, die vor SAP S/4HANA Cloud Public Edition 2402 eingerichtet wurden, da danach die vorgangsbasierten Kapitalkonsolidierungen nicht mehr möglich sind.

Abgekündigte und gelöschte Apps

Wie bereits im Rahmen des neuen Saldenvalidierungsprozesses erwähnt, wurde das gesamte Bündel der Validierungsapps abgekündigt. Darüber hinaus sind auch folgende Apps im Konsolidierungsprozess betroffen:

• Saldovortrag (CXS1)
• Bilanzgewinnberechnung (CXCL)
• Währungsumrechnung (CX40)
• Validierung von Summendaten (CXV1)

Die Konsolidierungsschritte sollen künftig aus dem Datenmonitor gestartet werden, anstelle von individuellen Apps.

Die App „Schwellenwerte für Konzernabstimmung definieren“ wurde gelöscht. Stattdessen wird empfohlen, auf den Intercompany-Abstimmungsprozess umzusteigen.

Zudem wurden die Apps „Konsolidierungskreise – Anlegen und Ändern“ sowie „Konsolidierungskreise – Anzeigen“ eingestellt. Die neue Ersatz-App trägt den Titel „Konsolidierungskreise definieren“.

Weitere Änderungen

Ab Release 2502 haben Sie die Möglichkeit, SAP Green Ledger zu integrieren, das die Erfassung und Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsdaten für Ihr Unternehmen ermöglicht. SAP Green Ledger ist eine eigenständige Anwendung, die auf Stamm- und Finanzdaten aus integrierten Geschäftssystemen basiert. Detaillierte Anleitungen zur Integration von SAP Green Ledger in die SAP S/4HANA Cloud Public Edition sind auf der SAP Website verfügbar.

Das neue Release bringt zudem Änderungen für das Review-Booklet mit sich, das nun eine Konzernsicht auf das Rechnungswesen bietet. Damit können die Daten aus dem Rechnungswesen im Konzernberichtswesen analysiert und validiert werden. Um diese neue Funktion nutzen zu können, muss das Feature Toggle für „Konzernsicht auf Rechnungswesen - Review-Booklet-Anwendung“ (FIN_CS_GVA_RB) aktiviert werden.

Funktionsvergleich 

Diese Tabelle bietet einen klaren Überblick über die wesentlichen Unterschiede zwischen der bisherigen Version und der neuen Version 2502 von SAP S/4HANA. 

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