Die Pflicht in eine Chance verwandeln
Die Validierung mit SAP hat mit dem neuen Release 2502 drastische Veränderungen erfahren: In der Public Cloud wurden die Apps und damit der bestehende Prozess abgekündigt, Private Cloud und On-Premise werden nachziehen. Um einen Wechsel kommen Unternehmen nicht herum – das ist aber auch gut so. Denn der neue Prozess bietet Vorteile und löst bisherige Probleme.
Mit den Updates von SAP kann das schon mal so eine Sache sein: Nach Auslieferung haben Anwender und Anwenderinnen bereits einige Male deutliche Veränderungen bemerkt, die mal mehr, mal weniger gut ankamen. So hielt auch das aktuelle Release 2502 für die S/4HANA Cloud Public Edition eine bedeutende Überraschung bereit: Die Datenvalidierungsapps und damit der bestehende Prozess für die Rechnungsvalidierung wurden abgekündigt und „mir nichts dir nichts“ ein neuer Prozess zur Saldenvalidierung eingeführt. Der Validierungsprozess in der S/4HANA Private Cloud und in der On-Premise-Lösung werden voraussichtlich im vierten Quartal dieses Jahres abgekündigt. Alle Unternehmen müssen sich daher auf Änderungen in ihrem Validierungsprozess einstellen.
Neue Validierung mit SAP hat erhebliche Vorteile
Der erzwungene Umstieg in der Saldenvalidierung dürfte jedoch, statt zu Ärger zu führen, vielmehr Zustimmung im Rechnungswesen erhalten. Denn die Neuerungen bringen deutliche Verbesserungen gegenüber des bestehenden Validierungsprozesses mit sich und lösen bekannte Problemstellungen.
Die Vorteile der neuen Validierung mit S/4HANA:
- Verlagerung der Validierung vom Konzernberichtswesen direkt ins Rechnungswesen
- Vorverlagerung und klarere Definierung der Zuständigkeiten für die Datenqualität
- Umsiedlung der Validierungsregeln aus dem Konzern- ins Rechnungswesen
- Dateninkonsistenten bereits am Anfang des Konsolidierungsprozesses abfangen
- Reibungslosere Datenerfassung nach Trichtermodell
- Vereinfachung und Beschleunigung des gesamten Konsolidierungsprozesses
- Neue Operanden
- Neue Regelgruppen
- Optimierte Performance
- Anpassungen im Berechtigungskonzept
Größter Mehrwert: Verlagerung der Validierung ins Rechnungswesen
Durch die Verlagerung der Validierung vom Konzernberichtswesen direkt ins Rechnungswesen lassen sich die Zuständigkeiten für die Datenqualität vorverlagern und klarer definieren. Fast alle Validierungsregeln – bis auf einige spezifische, nicht-standardisierte Felder – lassen sich aus dem Konzernwesen ins Rechnungswesen umsiedeln. Das vereinfacht und beschleunigt den gesamten Konsolidierungsprozess.
Dateninkonsistenzen können nun bereits am Anfang des Konsolidierungsprozesses abgefangen und behoben werden. Dadurch wird gleich zu Beginn der Konsolidierung eine hohe Datenqualität sichergestellt. Zudem kann die Buchhaltung im Rechnungswesen diese Aufgabe direkt übernehmen, Umwege über die Konzernbuchhaltung entfallen auf diese Weise.
Reibungslose Erfassung nach Trichtermodell, neue Operanden
Der neue Validierungsprozess in S/4HANA gewährleistet auch eine reibungslosere Datenerfassung nach Trichtermodel. Denn die Daten aus dem Rechnungswesen werden bereits im ersten Schritt integriert und validiert, die weitere Erfassung erfolgt aufbauend auf diesen qualitativ hochwertigen Daten.
Essenziell sind zudem die neuen Operanden: Durch den neuen Operanden „Endsaldo für Vorjahr“ werden Berichte zu Saldoprüfungen mit dem Vorjahr überflüssig. Die eingeführten Operanden für „Menge“ ermöglichen vielfältige Validierungen für die Mengenpositionen. So wird sichergestellt, dass die erforderlichen Prozentsätze für die Konsolidierung vorhanden sind.
Regeln nun hierarchisch in Gruppen zusammenfassen
Die Saldenvalidierungsregeln entsprechen zwar den alten Prüfregeln und enthalten nach wie vor die Logik für die Datenprüfung. Neu ist, dass die Regeln hierarchisch in einer Regelgruppe zusammengefasst werden können. Regelgruppen können nun auch zu Konsolidierungseinheiten und -kreisen einer speziellen Version und Periode zugeordnet werden. Hierzu müssen nicht mehr – wie bisher – die einzelnen Einheiten und Kreise angegeben werden. Stattdessen werden Selektionen festgesetzt, Änderungen können deutlich einfacher vorgenommen werden.
Regeluntergruppen können nun auch für die Definition weiterer Regelgruppen wiederverwendet. Eine Duplizierungslogik stellt dabei sicher, dass eine eindeutige Regelgruppe für die Kombination aus Version, Periode und Konsolidierungskreis bzw. -einheit vorhanden ist. Wird die Eindeutigkeit verletzt, werden entsprechende Warnungen im Customizing angezeigt.
Berechtigungskonzept im neuen Validierungsprozess angepasst
Im neuen Validierungsprozess mit S/4HANA Cloud Public Edition sind nun konkrete Empfehlungen gegeben, welche Rollen auf welche Apps Zugriff haben sollten:
- Rolle „Konfigurationsexperten“: übernimmt die Geschäftskonfiguration für das Definieren der Saldenvalidierungsmaßnahme
- Rolle „Administrator“: nimmt im Konzernberichtswesen die Validierungseinstellungen und Zuordnungen vor, ist für Verwaltung und Ausführen der Regeln und Ansichten der Ergebnisse verantwortlich
- Rolle „Konzernbuchhalter“: ordnet Regeln und Ansichten der Ergebnisse zu, verwaltet diese und führt sie aus
- Rolle „Wirtschaftsprüfer“: führt Regeln und Ansichten der Ergebnisse im Konzernberichtswesen aus
Probleme schnell analysieren und selbsttätig lösen
Mit dem neuen Validierungsprozess sind technisch weniger versierte Endanwender in der Lage, Probleme schnell zu analysieren und selbsttätig zu beheben. Der Funktionsumfang schlüsselt nun die Ausnahmen auf, die während des Validierungslaufes auftreten können.
Ob die Währungsrechnung fehlgeschlagen ist, durch null geteilt oder eine Regel deaktiviert wurde, ob ein technischer Fehler vorliegt oder eine falsche Verarbeitung bei der Einstellung „Keine Daten“: All diese Szenarien werden behandelt und konkrete Lösungsvorschläge angeboten.
Neuer Validierungsprozess verbessert bestimmte Szenarien
Konkrete Anwendungsfälle, die mit der neuen Saldenvalidierung in S/4HANA verbessert werden, sind zum Beispiel:
- Datenerfassung nach Trichtermodell: Die Validierung kann nun bereits im ersten Schritt erfolgen, wodurch der Konsolidierungsprozess schneller vorangetrieben und die Datenqualität verbessert wird.
- Spezifische Validierungen: Bei spezifischen Validierungen – wenn ein Partner für einen Datensatz erfasst wird – kann nun direkt geprüft werden, ob die notwendigen zusätzlichen Auflistungen vorhanden sind und das Partnersegment korrekt erfasst wurde.
- Verschmelzung zweier Gesellschaften: Es kann direkt im Rechnungswesen geprüft werden, ob die entsprechende Zugangsseite korrekt erfasst wurde.
- Vorzeichenabhängige Umsatzkonten: Vorzeichenabhängige Umsatzkonten können direkt im Rechnungswesen geprüft werden, Fehler können frühzeitig behoben werden.
- Kontosperrung: Bereits im Rechnungswesen wird sichergestellt, dass der Saldo in der aktuellen Periode auf null steht, bevor das betreffende Konto in der folgenden Periode gesperrt wird.
Einfache Migration der neuen Validierungsregeln
Die Migration der neuen Validierungsregeln gestaltet sich sehr einfach. Es muss lediglich die vorhandene Maßnahmengruppe kopiert und die neue Validierungsmaßnahme hinzugefügt werden. Anschließend wird die Maßnahmengruppe den Monitoren zugeordnet.
Auf diese Weise werden die Regeln eins-zu-eins migriert und können direkt für den neuen Saldenvalidierungsprozess genutzt werden. Es empfiehlt sich aber, an dieser Stelle zu prüfen, ob mit den neuen Funktionalitäten verbesserte Regeln aufgestellt werden können.
Fazit
Der neue Validierungsprozess in SAP S/4HANA verwandelt die Umstellungspflicht in eine echte Chance: Er verbessert die Datenqualität, vereinfacht den Konsolidierungsprozess und bringt klare Zuständigkeiten ins Rechnungswesen. Unternehmen profitieren von effizienterer Datenverarbeitung, optimierter Performance und einer deutlich anwenderfreundlicheren Systematik.
